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新年会の時期はいつからいつまでに開くのが正解?予約・案内のコツ

毎年お正月休みのあとに訪れる新年会の時期。自分が幹事担当となると、いつからいつまでに開催するのがいいのか、迷いますよね。

親しい友人ならともかく、会社の新年会となると、時期や連絡方法、お店の予約など、気を遣うことがたくさん…。

この記事では、新年会を開催する時期、お店を予約する時期、案内のタイミング、連絡方法についてご紹介していきます。

初めて幹事をする人も、この記事を読めば問題なく進行することができるようになりますのでチェックしてみてくださいね。

新年会はいつからいつまでに開くのが正解?

新年会の幹事さんがまず決めないといけないのが、新年会を開く時期。

新たな一年を迎えたことを祝う縁起の良い会ですが、これはいつからいつまでに開くのが正しいのでしょうか。結論から言えば、新年会は1月中に開催するのが一般的です。

「絶対に何日までに!」という決まりはありませんが、平均すると、仕事始めの週か、その翌週の週末に開催する人が多いようですね。

新年を祝う会ですので、年が明けてから何か月も経ってしまうと趣旨がズレてしまうため、注意が必要です。ただし、この時期はどこの企業も同じように新年会を開催します。

そのため、お店を予約しにくくなるというリスクもありますので、それを回避するために、2月の旧正月くらいまでは「新年会」と呼んでも問題ないでしょう。

もし「例年は1月中に開催しているが、今年だけは都合により2月に・・・」という場合は、先に参加者に向けて一報入れておけるとベストです。

なお、友人同士であれば当人同士が問題なければ、もっと遅くてもいいかもしれません。新年会という雰囲気は薄くなりますが、お店の予約が取りやすくなるという利点があります。

友人同士の場合は、希望のお酒やお料理をゆっくり楽しみたいので、筆者は毎年2月下旬に開催するようにしています。

新年会のお店の予約の時期は?

それでは、お店はいつ頃から予約すればいいのでしょうか。

こちらも厳密な決まりはありませんが、開催の1か月前を目安に、お店のリサーチと予約を完了させると良いでしょう。

12月の忘年会シーズンから、1月の新年会シーズンの間は、基本的にお店の予約が本当にとりにくくなります。

ギリギリに予約しようとすると「希望の日にちに予約ができずリスケに・・・」なんてことになりかねません。

当日までの準備期間を安心して過ごすためにも、年を越す前の12月中には、予約を済ませてしまいましょう。

その際、人数の変更や開始時間の変更はいつまで可能かお店側に確認しておくと、いざという時にスムーズに進行できてオススメです。

新年会の案内のタイミングは?連絡方法もチェック!

新年会を開催する日にちが決まった段階で、参加予定の方々に新年会の案内を連絡します。

この案内についても、厳密なタイミングというのはありませんが、出欠確認をしてからお店を予約する場合には、予約をする日の1週間前には連絡をしておくことが望ましいでしょう。

そして、出欠確認の締切日を明記したうえで、その日までに返信してもらうようにします。

連絡方法については、カジュアルな新年会であればLINEなどでの連絡も可能ですが、企業での新年会の場合はメールでの連絡が基本となります。

取引先企業やクライアントなど、社外からお客様をお招きする新年会の場合には、案内がメールでは軽すぎるのではないかと心配する人もいるかもしれません。

しかし、郵送のはがきや手紙の場合、相手の手元に届くまでに時間がかかる点や、相手側にも返送の手間がかかる点などから、案内をメールで済ませることも多くなっています。

ただし、毎年必ず文書で送ることが通例になっているなど、場合によってはメールでの案内では失礼にあたることもあります。

案内する相手と自社との関係性を考え、案内方法を選択するようにしましょう。もちろん、自身で判断できない場合は、上司に確認するのがベストです。

なお、例年開催している時期よりも開催が遅れる場合などは、日にちが厳密に決まる前であっても、遅れる旨を先に案内しておきましょう。

まとめ

新年会を開催するときに必要な手順をご紹介してきましたが、ここで改めて、気を付けるポイントをおさらいしていきましょう。

・新年会の開催は1月中が一般的。ただし2月上旬まではOK。

・お店のリサーチと予約は、開催の1か月前に済ませる。

・新年会の案内を送るときは、お店を予約する1週間以上前に。出欠確認の連絡締め切りを載せること。

・例年より遅れて開催する場合は、必ず遅れる旨を連絡する。

これらに注意していれば、新年会の準備を円滑に進めることができるようになります。

前日までの準備や、当日の進行など、幹事さんはやることが多く大変ですが、一つ一つ着実に進めていくことで、素敵な新年会になることでしょう。

今回の記事が、少しでも幹事さんのお役に立つことを願っています!